第一章 总 则
第一条 为加强材料、易耗品、低值品（以下简称物品）的科学管理，合理使用，防止浪费，提高效能，根据《高等学校材料、低值品、易耗品管理办法》（教育部、财政部（84）教工 020 号）、《绍兴文理学院材料、低值品、易耗品管理办法》（绍学院发〔2023〕115号）及学院采购与招投标相关规定，结合我院实际，特制订本办法。
第二条 学院使用各级各类资金购买的物品适用本办法。
第三条 物品的分类及界定
本办法所指物品是指学院开展行政、教学、科研、基本建设等各方面使用的不属于固定资产的物资。包括：
（一）材料——指凡是使用后即消耗或不能复原的物资，如金属、非金属的各种原材料、燃料、化学药品、试剂等。
（二）易耗品——指在使用过程中容易破碎、损坏、失效的物品，如玻璃器皿、元件、零配件、实验小动物、办公用品（办公文具、复印纸、硒鼓等）及劳动保护用品等。
（三）低值品——指未达到固定资产标准、耐用期在 1 年以上，能够独立使用又不属于材料范围的用具、设备，如低值仪器仪表、工具量具、仪器部件、科教仪器、文体用品等。低值品的价值界定：单位价值在人民币 500 元以上，且 1000 元以下（其中专用设备单位价值在人民币 1500 元以下）。
第四条 物品管理实行“归口管理、责任到人、合理调配、节约使用”的原则。
第五条 各单位（部门）主要职责：
计划财务处：负责全院物品采购预算的审批、控制与调整和经费使用监管；参与检查监督等。
招投标与采购办公室：负责物品招投标管理；提供采购平台；确定物品采购方式；参与检查监督等。
资产管理处：负责做好全院物品出入库信息公示与监督检查；指导各分院（部门）做好物品出入库管理；做好低值品参照固定资产建账、增值、调剂、处置等管理；加强信息化管理，优化完善物品出入库管理系统。
教务处：负责管控类危化品的集中采购；做好管控类危化品的出入库管理；指导各分院做好实验耗材管理；参与检查监督等。
科研处：指导各分院做好科研耗材管理；参与检查监督等。
各分院（部门）：负责做好物品出入库管理工作；指定专人为采购人，落实物品的集中采购、验收、专人保管，采购与验收保管人分开；做到验收认真规范，出入库手续清楚，台账记录健全，定期核对检查，做到账账相符，账物相符。
第二章 计划与采购管理
第六条 物品的采购应严格执行采购预算，不得无预算或超预算采购。
第七条 采购方式学校物品采购分政府采购、学院组织采购、分院（部门） 自行采购三种组织方式。
（一）政府采购。浙江省集中采购目录以内的货物，以及浙江省集中采购目录以外但单项或年度批量预算金额达到浙江省规定的分散采购限额标准以上的货物，按浙江省政府采购规定执行采购，由学院招投标与采购办公室负责委托学校招投标与采购中心、绍兴市公共资源交易中心或招标代理机构实施采购。
（二）学院组织采购。浙江省集中采购目录以外的，单项或年度批量预算金额在5 万元及以上的采购项目实施学院集中采购,原则上由学院招投标与采购办公室组织实施公开招标;单项或年度批量预算金额在 1000元(科研经费5000元)及以上、5万元以下的采购项目实施 高校竞价网竞价采购，按《绍兴文理学院元培学院网上竞价采购管理办法》执行，也可通过浙江政采云平台电子卖场-网上超市进行采购。
（三）分院（部门）自行采购。单项或年度批量预算金额在1000元(科研经费5000 元)以下的采购项目实施自行采购。
第八条 物品采购流程根据采购内容及采购额度确定，并按如下原则执行：
（一）政府采购的物品，由采购人通过学院OA系统提交采购计划申请，经使用部门负责人审核后，提交归口管理部门审批经费，由招投标与采购办公室确定采购方式、编报政府采购计划书并实施采购。
（二）学校组织采购的物品， 由采购人通过学院OA系统提交采购计划申请，经使用部门负责人审核、归口管理部门审批后，并由招投标与采购办公室确定采购方式并实施采购。
（三）学院（部门)自行采购的物品，由采购人自行采购，无需提交采购计划。
第九条 横向科研经费的物品采购根据横向科研合同自行采购。
第三章 物品管理
第十条 各使用部门应根据需要建立物品库房，指定专人管理，配合所在单位采购人做好物品的验收、入库、领用等手续。
第十一条 物品入库。采购人通过出入库管理系统办理建账手续，入库信息单需包括物品名、型号、规格、数量、单价、金额等信息。学院统一采购的物品由相应使用部门负责办理入库手续；各分院（部门）自行采购的物品由各分院（部门）负责办理入库手续。
第十二条 物品出库。按需采购的物品，领用人通过出入库管理系统填写领用申请，物品管理员根据领用清单发放物品和核减物品账目。贵重、稀有材料须经分院（部门）领导审批方能领用。对管控类物品的使用过程应予严格控制和监督，对其领、用、剩、废、耗的数量必须详细记录，用剩数量及时退库。
第十三条 横向科研经费采购的物品出入库实行项目负责人负责制。项目负责人对项目出入库工作的真实性和合法性负责，根据横向科研合同办理出入库手续，同时做好物品拍照留查管理。对贵重、稀有材料，须按规定做好台账备查。
第十四条 低值品的管理参照固定资产建账管理。
第十五条 危险物品的采购及领用必须专人审批，按需采购并限量发放。危险物品须严格按规定做好出入库管理。危险物品的空容器、变质料、废液渣滓应予妥善处理，严禁随意抛弃。
第四章 合同签订与报销管理
第十六条 物品采购金额达到 5000 元（科研经费 2 万元）及以上的采购活动，原则上应签订采购合同。所有采购合同由院长办公室加盖 “绍兴文理学院元培学院业务合同章”。
第十七条 横向科研经费的物品采购活动根据业务需要签订采购合同，物品采购合同由分院（部门）负责盖分院（部门）公章。
第十八条 物品采购完成后，由经办人提出报销申请，并根据学院审批制度完成经费审批后提交至计划财务处。计划财务处按照采购类型审核报销凭证，支付采购资金。
第十九条 物品报销时提供：发票、加盖销售单位印章的明细清单或合同、入库单。通过政府采购的，另提供政府采购计划书；通过高校竞价网或政采云网上超市直接采购的，另提供高校竞价网或政采云网上超市采购合同，因高校竞价网或政采云网上超市无此商品，需自行采购的需提供政采云网上超市平台商品搜索结果表（证明无此商品）。通过公务卡自行支付的，另提供刷卡小票或支付记录截图。
第二十条 物品采购原则上使用公务卡或转账支付，不得使用现金或个人银行卡支付。纳入政府采购流程的，需转账支付；不纳入政府采购流程的零星采购可以公务卡或转账支付。无法使用公务卡支付的，由需要转账支付。
第二十一条 横向科研经费报销时提供：发票、加盖销售单位印章的明细清单或合同。物品采购单笔支出金额 1000 元以下的可以自行支付；单笔支出金额 1000 元及以上的，原则上使用公务卡或转账支付。通过公务卡支付的，另需提供刷卡小票或支付记录截图。
第五章 监督管理
第二十二条 各分院（部门）加强物品的库房、物品采购、出入库等管理的定期检查，及时掌握使用信息和储备额度，提前做好预算、预备计划，避免积压。各分院（部门）每学期进行物品清查的次数不少于1次。
第二十三条 建立督查机制。学院资产管理处会同教务处、科研处、计划财务处、招投标与采购办公室、审计处等职能部门，以定期与不定期的形式开展督查，有必要时开展专项检查。
第六章 附 则
第二十四条 本办法由资产管理处会同招投标与采购办公室负责解释。
第二十五条 本办法经2023年第22次院长办公会议讨论通过，自发布之日起施行，原《绍兴文理学院元培学院低值耐用品、易耗品、材料管理办法》（绍学院元培发〔2022〕125 号）同时废止。
